UNIGA Learning Management System

PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Sebuah Pengantar

 Ali Imron Al-Ma’ruf

PBSI FKIP dan MPBI Sekolah Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Surakarta

 Ponsel: 081329107250 Pos-El: Ali.Imron@ums.ac.id

A. Latar Belakang 

            Kegiatan upacara akademik atau seremonial di perguruan tinggi (PT)  memiliki tata cara dan prosesi tersendiri.  Hal itu sejalan dengan kehidupan institusi perguruan tinggi (PT) di mana pun terlebih di Indonesia yang menjunjung tinggi budaya akademik dan saintifik. Oleh karena itu, upacara akademik di PT harus dilaksanakan dengan tertiab dan runtut sesuai dengan pedoman yang berlaku yang lazim dikenal dengan Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Kemrintek Dikti (Peraturan Menristek Dikti No. 65 Tahun 2017).

            Upacara memang lazim dilaksanakan dalam konteks organisasi, institusi, sosial kemasyarakatan, dan kerajaan (dulu) atau kenegaraan (sekarang). Sejak berabad-abad lalu (zaman klasik) hingga kini era digital, cyberspace, Information and Communication Technology (ICT), atau era global, dunia seperti perkampungan global (global village), kegiatan seremonial di perguruan tinggi terus berlangsung. 

Kegiatan seremonial tentu tidak akan meninggalkan protokoler, yang tidak hanya berlaku di suatu bangsa tertentu. Bahkan, masyarakat internasional dan organisasi antarbangsa seperti Perserikatan Bangsa-Bangsa, Persatuan Bangsa-Bangsa Asia, Eropa, dan lain-lain  pun akrab dengan protokoler. 

            Mengingat urgensi protokoler tersebut, sampai-sampai orang Barat menyatakan, bahwa Protocol est le code la pilitesse international. Jadi, protokol merupakan pedoman

___________________

   *) Disajikan dalam Bimtek Keprotokolan Upacara Akademik bagi Dosen/Staf Protokol PTS Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI Jawa Tengah, 24-26 April 2019 di Semarang.

tata cara internasional. Oleh karena itu, dalam menjalin hubungan sosial, antarinstitusi, ataupun internasional mau tak mau kita akan akrab dengan protokoler. Bahkan, dalam kehidupan sosial kemasyarakatan kita merasa tidak ‘nyaman’ jika tidak memperhatikan konvensi umum mengenai sopan santun atau etika sosial berdasarkan

prinsip saling pengertian dan saling menghargai satu dengan lainnya. Dengan  demikian, mempelajari dan menguasai protokoler akan besar manfaatnya bagi kita. Lebih-labih para pimpinan/aktivis organisasi dan pimpinan institusi perguruan tinggi, yang akrab dengan berbagai aktivitas seremonial dan protokoler. 

            Permasalahannya adalah bagaimana asas-asas protokoler itu, bagaimana prosesi seremonial,  dan bagaimana aplikasinya dalam kegiatan seremonial. Beberapa masalah inilah yang akan dikaji –meskipun secara sepintas-- dalam makalah kecil ini. Mengingat segi pragmatisnya, maka makalah ini sengaja disusun dalam bentuk aplikatif  ketimbang teoretis.

2. Definisi Protokol dan Protokoler

            Secara harfiah, istilah protokol berasal dari bahasa Yunani protos yang berarti ‘pertama’ dan colla yang artinya ‘melekatkan’ atau ‘janji’.  Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI Offline, 2010), protokol diartikan sebagai (1) peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara; (2) tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku dalam hubungan diplomatik; (3) orang yang bertugas mengatur jalannya upacara. 

            Dalam Ensyclopedia Brittanica (1992) dijelaskan: Protocol  is the body of ceremonial rule to be observed in all written or personal official intercource between the Heads of different states or their Minister. Pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang “keprotokolan” adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, institusi/lembaga, organisasi, atau masyarakat. 

            Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 65 Tahun 2017 Tentang Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi menyebutkan bahwa ”keprotokolan” adalah serangkaian kegiatan  yang  berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk  penghormatan  kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat.

            Dengan demikian, protokol merupakan sekumpulan aturan upacara yang dapat diamati di semua tulisan atau pergaulan pribadi pejabat/pimpinan antara kepala-kepala negara atau menteri-menterinya, pejabat, dan pimpinan organisasi, instansi, serta institusi.  Dapat dikemukakan bahwa protokol merupakan simbul dari perilaku, etika yang dipraktikkan dalam acara-acara diplomatik atau persahabatan antarinstitusi (organisasi, instansi, atau negara). Dalam hal ini, termasuk di dalamnya pengaturan acara, tempat duduk untuk upacara atau acara resepsi misalnya, bergantung pada protokol. Jadi, protokol merupakan aturan yang dilazimkan (menjadi konvensi). 

            Protokol dalam kehidupan modern memiliki beberapa pengertian berikut.  

            Pertama, dalam proses verbal, protokol adalah notula (catatan resmi) yang berisi sekilas tentang jalannya perundingan, pertemuan dan hasil perundingan (agreement) yang pada akhir sidang ditandatangani bersama oleh para peserta. 

            Kedua, protokol juga menunjuk pada sifatnya yang resmi  yakni prosedur atau tata acara dalam sebuah upacara/seremonial yang bersumber pada peraturan-peraturan, undang-undang, dan ketentuan lokal seperti budaya, tradisi, kepribadian, dan konvensi pemuka masyarakat, pimpinan institusi, kepala negara, dan lain-lain. 

            Ketiga, dalam perkembangannya lebih lanjut, protokol diartikan untuk menunjuk pada orangnya, yakni staf khusus yang diserahi kewenangan untuk mengurus dan/atau mengelola tata acara resmi. 

            Keempat, terkadang protokol diartikan secara sempit yakni orang yang membawakan acara (Master of Ceremony/MC). 

            Adapun protokoler berarti tata tertib/tata cara yang benar dari suatu prosedur dalam suatu upacara menurut aturan yang lazim dan konvensional. Atau, prosedur mengenai prosesi sebuah upacara/kegiatan seremonial yang telah menjadi konvensi nasional atau internasional. Singkatnya, protokoler berarti hal-hal yang berhubungan (berkaitan) dengan protokol, bersifat keprotokolan.                     

3. Ruang Lingkup Protokoler 

            Ruang lingkup protokoler cukup luas, meliputi antara lain: 

Penyelenggaraan acara kesepakatan/persetujuan bersama atau Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding) antardua pihak/lebih.

Penyelenggraan upacara penyerahan surat-menyurat kepercayaan.

Penyelenggaraan penerimaan tamu.

Penyampaian ucapan selamat dan/atau bela sungkawa.

Persiapan lawatan kepala negara/pimpinan institusi ke luar daerah.

Penyelenggaraan upacara-upacara:  (1) wisuda Sarjana/Magister/Doktor, (2) pengukuhan Guru Besar, (3) penandatanganan perjanjian/kesepakatan kerja sama (Memorandum of Understanding), (4) pelantikan pejabat/pimpinan, staf, anggota, dan lain-lain,  (5) peresmian Laboratorium, gedung, dan lain-lain, (6) serah terima jabatan (sertijab), (7) pembukaan/penutupan seminar/forum ilmiah,  (8) penerimaan tamu, dan (9) upacara bendera (hari besar nasional).     

Pemilikan daftar nama pejabat/pimpinan institusi, alamat kantor yang sering dihubungi secara kedinasan, nomor telepon/faksimil/pos-el (E-mail)/Website  pejabat/pimpinan, dan lain-lain yang berhubungan dengan kelancaran komunikasi/hubungan.

            Khusus untuk kunjungan ke luar daerah/kota, protokol harus mempersiapkan hal ihwal yang menunjang kelancaran acara antara lain: 

Mengetahui dengan pasti kepergian pimpinan, dengan siapa ia pergi, jumlah rombongan, dan siapa saja yang menyertainya.

Secepatnya mengadakan kontak dengan protokol instansi/institusi yang akan dikunjungi dan mengadakan konfirmasi mengenai acara.

Menghubungi staf yang akan mengikuti kunjungan pimpinan institusi.

Memberitahukan pakaian yang harus dikenakan dan perlengkapan yang harus dibawa.   

Mempersiapkan petugas pengawalan dari polisi (jika diperlukan: untuk pejabat tinggi/tertinggi negara).

Mengatur jam pemberangkatan dan mengikutinya.

4. Fungsi, Tugas, Persyaratan, dan Jenis Protokol

4.1 Fungsi Protokol

Fungsi utam a protokol dalam sebuah institusi PT adalah sebagai:

(1) pengatur tata cara dalam kegiatan acara atau upacara 

(2) pengatur tata krama dalam penempatan, penyebutan, memperlakukan seseorang sesuai 

     dengan kedudukan / jabatannya.

(3) pengatur tata letak tempat duduk.

4.2 Tugas Protokol

            Tugas utama protokol adalah mengatur jalannya upacara seremonial atau kegiatan/acara agar tata acara dapat berjalan dengan tertib, teratur, hikmad, dan lancar. Untuk itu, sedapat mungkin protokol harus dapat memprediksi kendala yang mungkin timbul dalam upacara/kegiatan dan selanjutnya mengantisipasi untuk meminimalisasikannya.

Tugas protokol dalam konteks upacara (di perguruan tinggi) secara rinci meliputi:

(1) mempersiapkan seluruh rangkaian acara.

(2) mengecek kesiapan/kehadiran personal upacara (pejabat & petugas pengisi acara).

(3) mengecek kelengkapan peralatan acara dengan check list.

(4) membuat/memperbanyak keperluan acara, menggambar lay out tempat acara.

(5) mengarsip/membuat dokumentasi.

(6) melakukan koordinasi dengan bagian keamanan, konsumsi, akomodasi, transportasi dan 

     bagian lainnya yang berkaitan.

4.3 Persyaratan Protokol 

            Persyaratan yang diperlukan sebagai petugas protokol di antaranya:

(1) Mempunyai mental yang kuat.

(2) Berkepribadian baik, sopan santun.

(3) Mempunyai pengetahuan luas dan banyak.

(4) Terampil, cekatan, penuh inisiatif, tanggap dan peka terhadap permasalahan.

(5) Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

(6) Ramah, tidak sombong, rendah hati, dan mau menghargai pendapat orang lain.

(7) Berpenampilan menarik, simpatik, pandai mematut diri, dan berbusana sesuai dengan situasi.

(8) Berbahasa yang baik dan sopan.

             Penampilan seorang protokol pada dasarnya cermin dari institusi yang diwakilinya. Dia merupakan “wajah” yang dilihat orang lain. Protokol selalu berhubungan dengan pihak ketiga. Di sinilah protokol harus mempunyai kepribadian terbaik karena merupakan ujung tombak atau serambi terdepan. Keberhasilan tugas protokol sangat ditentukan oleh perencanaan yang matang, koordinasi, komunikasi yang baik, dan pelaksanaan yang mantap. Utamanya, pada penyusunan acara mulai dari tahap awal persiapan, pelaksanaan, hingga akhir kegiatan.

Syarat-Syarat Master of Ceremony (MC)

Memiliki suara yang baik (vokal yang enak didengar, vocal cukup nyaring, artikulasi jelas, dan volume suara minimal sedang).

Mempunyai inisiatif dan kreatif.

Mampu berbahasa atau berbicara dengan bahasa --sesuai dengan acaranya-- dengan baik dan benar.

Berani dan memiliki rasa percaya diri yang tinggi (self confidence) tetapi tetap wajar (jadi bukan percaya diri yang berlebihan sehingga over acting).

Paham akan psikologi massa.

Berpenampilan (performance) menarik, simpatik, ramah-tamah, rapi, lincah, energik, dan simpatik. 

4.4 Jenis-Jenis Protokol 

            Secara garis besar protokol dapat dibagi menjadi tuga jenis:

Resmi (formal): pada upacara/acara yang bersifat resmi missal wisuda Sarjana/Magister/Doktor, sidang Senat Terbuka Universitas untuk pengukuhan Guru Besar (Profesor),  pembukaan seminar nasional/internasional, Ujian Terbuka Doktor (S3), pelantikan pejabat atau serah terima jabatan, peresmian gedung, laboratorium, pembukaan fakultas/program studi baru (launching), dan lain-lain. 

Kesenian: pada acara pentas seni budaya atau panggung gembira yang bersifat massal.

Resepsi kekeluargaan (familier) seperti resepsi pernikahan (walimatul ‘ursy; wedding), ulang tahun, syukuran meraih sarjana/naik pangkat/menduduki jabatan terhormat, dan lain-lain; atau sebaliknya upacara duka cita/kesusahan/kematian (Jawa: kesripahan).

5.3 Pelaksanaan Tugas Protokol (Pembawa Acara/MC)

5.3.1 Protokol Upacara Resmi (Formal)

Acara dibuka tanpa banyak komentar, langsung masuk acara.

Susunan acara dibaca, setelah yakin bahwa semua personal telah hadir (siap).

Setiap mata acara tidak perlu diberi komentar.

Usahakan berdiri jika akan berbicara.

Sambutan diurutkan dari yang kedudukannya terendah menuju yang tertinggi.

Ingat, Ketua Panitia bukan memberi sambutan, melainkan prakata/laporan rencana pelaksanaan secara singkat (dari nama kegiatan, tujuan kegiatan, jumlah dan siapa peserta, undangan, narasumber, waktu yang dijadwalkan, hingga target kegiatan).

Pakailah bahasa resmi yang baik dan benar (bahasa Indonesia, Inggris, Arab, atau daerah sesuai dengan kebutuhan).

5.3.2 Protokol Pentas Seni 

Banyak ide, inisiatif, kreatif, dan kaya improvisasi.

Usahakan mampu menguasai massa/publik.

Usahakan jangan sampai ada tenggang waktu (interval) yang lama antara atraksi yang satu ke atraksi lainnya.

Berikan intermezzo/juk-juk yang segar dalam tenggang waktu agar tercipta suasana gembira.

Berikan sugesti (mintalah tanggapan) kepada massa tentang penyajian setiap acara agar massa senang mengikuti acara demi acara hingga akhir (paripurna).

5.3.3 Protokol Resepsi Kekeluargaan (Familiar)

Bawakan acara dengan melihat situasi dan kondisi: acara penuh bahagia seperti resepsi pernikahan, syukuran Sarjana/Magister/Doktor, ulang tahun, dan lain-lain; atau sebaliknya duka cita/berkabung.   

Pandai-pandailah memperhatikan kondisi massa. Ingatlah waktu, jangan biasa memberi komentar yang melantur/yang tidak perlu.

Untuk acara pernikahan (walimatul ‘ursy; wedding) yang menggunakan upacara adat/tradisi, usahakan memakai/menguasai bahasa resmi daerah yang baik dan benar. Di Jawa misalnya, jika perlu pakailah bahasa Jawa Kawi/Kuna dan pandai ‘mencandra’ serta kaya ungkapan Jawa. 

Untuk acara duka cita, bawakan acara dengan nada rendah, syahdu, dan penuh perasaan.

Pandai-pandailah berkomunikasi dengan massa (publik) dan penuh keakraban (familiar).

5.3.4 Hal-Hal yang Perlu Diingatkan kepada Hadirin pada Upacara Resmi

Pada waktu lagu “Indonesia Raya” dinyanyikan, hadirin dimohon berdiri dan mengikutinya dengan khidmat. Setelah alunan lagu kebangsaan tersebut selesai, hadirin dipersilakan (bukan dimohon!) duduk kembali.

Ketika Sang Saka Merah Putih dinaikkan atau diturunkan kita harus menghormatinya dengan berdiri tegak, mengikutinya dengan khidmat, dan tidak berbicara.

Begitu pun pada saat pejabat/pimpinan atau siapa pun memberi sambutan, kita harus diam mendengarkannya, tidak berbicara terlebih bersenda gurau.

5.3.5 Hal-hal yang Perlu Disiapkan dalam Upacara

Perlengkapan upacara seperti: taplak meja, vas bunga, palu sidang, papan nama (untuk para pejabat, pimpinan, tamu VIP/VVIP, pulpen, dan lain-lain.

 Setting arena upacara dan susunan meja-kursi disesuaikan dengan jenis upacara. 

Jika pembawa acara terdiri atas dua orang putra-putri diseyogyakan bergantian secara berselang-seling saling mengisi.

Pada acara pentas seni dan kekeluargaan (tidak resmi) usahakan banyak variasi dalam berbicara, lengkapi dengan juk-juk yang cerdas (dengan selera humor tinggi, bukan kelas rendah misalnya yang mengarah pada pornografi atau kelas Srimulat/Opera Van Java).

Usahakan menemui atau memperlihatkan muka kepada pimpinan. Hal ini bukan suatu cara untuk mengambil muka melainkan sebagai etika. Jika seorang senior/pimpinan belum pergi, jangan pulang dulu kecuali ada alasan yang sangat kuat dan tepat.   

6. Penutup 

            Kelancaran, ketertiban, dan keberhasilan sebuah upacara atau kegiatan seremonial hanya akan terwujud jika protokol mampu menyusun acara dengan baik dan benar (tepat) dengan tidak meninggalkan konsultasi kepada pimpinan/panitia yang mempunyai hajat, dan dapat membawakannya dengan baik. Tentu saja semua itu harus didukung oleh kesadaran dan disiplin yang tinggi dari para petugas upacara dan hadirin yang terlibat di dalamnya. Tanpa semua itu, agaknya sulit sebuah upacara dapat berjalan dengan tertib, lancar, khidmat, dan mulus.

            Untuk dapat mewujudkan semua itu dibutuhkan kerja sama tim (team work) protokoler yang solid dan sinergitas dengan pimpinan institusi atau petugas dari berbagai profesi seperti pengisi acara, pembicara/narasumber, pembicara kunci (keynote speaker), dan para petugas/pelaku upacara lainnya. 

            Akhirnya, semuanya terpulang kepada kepiawaian protokol dalam mengatur dan membawakan sebuah kegiatan seremonial. Kreativitas, kesigapan, kelincahan, dan improvisasi yang tinggi tentu akan mendukung keberhasilan tugas  dan fungsi protocol dalam sebuah upacara seremonial.  

Dafatr Pustaka

Al-Ma’ruf, Ali Imron. 2014. “Retorika dan Protokoler Sebuah Pengantar”. Makalah 

            dalam Latihan  Kepemimpinan Mahasiswa Senat mahasiswa Fakultas Ekonomi 

            Universitas Muhammadiyah Surakarta, tanggal 17 Juli 2014 di Auditorium 

Mohammad Djazman Al-Kindi UMS.  

Pembangunan, Ria. 1999. Aturan Sopan Santun dalam Pergaulan. Jakarta: Mutiara 

            Sumber Widya.

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 2010. Kamus Besar Bahasa Indonesia. KBBI 

            Offline. Diakses tanggal 27 Februari 2016. 

Simanjuntak. 2007. Himpunan Peraturan tentang Tata Cara Upacara Kenegaraan. 

            Bandung: Tarsito.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. 

Peraturan Menristek Dikti No. 65 Tahun 2017 tentang Pedoman Keprotokolan di 

            Lingkungan Kemristek Dikti.

ooOoo

PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

A. Latar Belakang 

            Kegiatan upacara akademik atau seremonial di perguruan tinggi (PT)  memiliki tata cara dan prosesi tersendiri.  Hal itu sejalan dengan kehidupan institusi perguruan tinggi (PT) di mana pun terlebih di Indonesia yang menjunjung tinggi budaya akademik dan saintifik. Oleh karena itu, upacara akademik di PT harus dilaksanakan dengan tertiab dan runtut sesuai dengan pedoman yang berlaku yang lazim dikenal dengan Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Kemrintek Dikti (Peraturan Menristek Dikti No. 65 Tahun 2017).

            Upacara memang lazim dilaksanakan dalam konteks organisasi, institusi, sosial kemasyarakatan, dan kerajaan (dulu) atau kenegaraan (sekarang). Sejak berabad-abad lalu (zaman klasik) hingga kini era digital, cyberspace, Information and Communication Technology (ICT), atau era global, dunia seperti perkampungan global (global village), kegiatan seremonial di perguruan tinggi terus berlangsung. 

Kegiatan seremonial tentu tidak akan meninggalkan protokoler, yang tidak hanya berlaku di suatu bangsa tertentu. Bahkan, masyarakat internasional dan organisasi antarbangsa seperti Perserikatan Bangsa-Bangsa, Persatuan Bangsa-Bangsa Asia, Eropa, dan lain-lain  pun akrab dengan protokoler. 

            Mengingat urgensi protokoler tersebut, sampai-sampai orang Barat menyatakan, bahwa Protocol est le code la pilitesse international. Jadi, protokol merupakan pedoman

___________________

   *) Disajikan dalam Bimtek Keprotokolan Upacara Akademik bagi Dosen/Staf Protokol PTS Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI Jawa Tengah, 24-26 April 2019 di Semarang.

tata cara internasional. Oleh karena itu, dalam menjalin hubungan sosial, antarinstitusi, ataupun internasional mau tak mau kita akan akrab dengan protokoler. Bahkan, dalam kehidupan sosial kemasyarakatan kita merasa tidak ‘nyaman’ jika tidak memperhatikan konvensi umum mengenai sopan santun atau etika sosial berdasarkan

prinsip saling pengertian dan saling menghargai satu dengan lainnya. Dengan  demikian, mempelajari dan menguasai protokoler akan besar manfaatnya bagi kita. Lebih-labih para pimpinan/aktivis organisasi dan pimpinan institusi perguruan tinggi, yang akrab dengan berbagai aktivitas seremonial dan protokoler. 

            Permasalahannya adalah bagaimana asas-asas protokoler itu, bagaimana prosesi seremonial,  dan bagaimana aplikasinya dalam kegiatan seremonial. Beberapa masalah inilah yang akan dikaji –meskipun secara sepintas-- dalam makalah kecil ini. Mengingat segi pragmatisnya, maka makalah ini sengaja disusun dalam bentuk aplikatif  ketimbang teoretis.

2. Definisi Protokol dan Protokoler

            Secara harfiah, istilah protokol berasal dari bahasa Yunani protos yang berarti ‘pertama’ dan colla yang artinya ‘melekatkan’ atau ‘janji’.  Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI Offline, 2010), protokol diartikan sebagai (1) peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara; (2) tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku dalam hubungan diplomatik; (3) orang yang bertugas mengatur jalannya upacara. 

            Dalam Ensyclopedia Brittanica (1992) dijelaskan: Protocol  is the body of ceremonial rule to be observed in all written or personal official intercource between the Heads of different states or their Minister. Pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang “keprotokolan” adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, institusi/lembaga, organisasi, atau masyarakat. 

            Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 65 Tahun 2017 Tentang Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi menyebutkan bahwa ”keprotokolan” adalah serangkaian kegiatan  yang  berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk  penghormatan  kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat.

            Dengan demikian, protokol merupakan sekumpulan aturan upacara yang dapat diamati di semua tulisan atau pergaulan pribadi pejabat/pimpinan antara kepala-kepala negara atau menteri-menterinya, pejabat, dan pimpinan organisasi, instansi, serta institusi.  Dapat dikemukakan bahwa protokol merupakan simbul dari perilaku, etika yang dipraktikkan dalam acara-acara diplomatik atau persahabatan antarinstitusi (organisasi, instansi, atau negara). Dalam hal ini, termasuk di dalamnya pengaturan acara, tempat duduk untuk upacara atau acara resepsi misalnya, bergantung pada protokol. Jadi, protokol merupakan aturan yang dilazimkan (menjadi konvensi). 

            Protokol dalam kehidupan modern memiliki beberapa pengertian berikut.  

            Pertama, dalam proses verbal, protokol adalah notula (catatan resmi) yang berisi sekilas tentang jalannya perundingan, pertemuan dan hasil perundingan (agreement) yang pada akhir sidang ditandatangani bersama oleh para peserta. 

            Kedua, protokol juga menunjuk pada sifatnya yang resmi  yakni prosedur atau tata acara dalam sebuah upacara/seremonial yang bersumber pada peraturan-peraturan, undang-undang, dan ketentuan lokal seperti budaya, tradisi, kepribadian, dan konvensi pemuka masyarakat, pimpinan institusi, kepala negara, dan lain-lain. 

            Ketiga, dalam perkembangannya lebih lanjut, protokol diartikan untuk menunjuk pada orangnya, yakni staf khusus yang diserahi kewenangan untuk mengurus dan/atau mengelola tata acara resmi. 

            Keempat, terkadang protokol diartikan secara sempit yakni orang yang membawakan acara (Master of Ceremony/MC). 

            Adapun protokoler berarti tata tertib/tata cara yang benar dari suatu prosedur dalam suatu upacara menurut aturan yang lazim dan konvensional. Atau, prosedur mengenai prosesi sebuah upacara/kegiatan seremonial yang telah menjadi konvensi nasional atau internasional. Singkatnya, protokoler berarti hal-hal yang berhubungan (berkaitan) dengan protokol, bersifat keprotokolan.                     

3. Ruang Lingkup Protokoler 

            Ruang lingkup protokoler cukup luas, meliputi antara lain: 

Penyelenggaraan acara kesepakatan/persetujuan bersama atau Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding) antardua pihak/lebih.

Penyelenggraan upacara penyerahan surat-menyurat kepercayaan.

Penyelenggaraan penerimaan tamu.

Penyampaian ucapan selamat dan/atau bela sungkawa.

Persiapan lawatan kepala negara/pimpinan institusi ke luar daerah.

Penyelenggaraan upacara-upacara:  (1) wisuda Sarjana/Magister/Doktor, (2) pengukuhan Guru Besar, (3) penandatanganan perjanjian/kesepakatan kerja sama (Memorandum of Understanding), (4) pelantikan pejabat/pimpinan, staf, anggota, dan lain-lain,  (5) peresmian Laboratorium, gedung, dan lain-lain, (6) serah terima jabatan (sertijab), (7) pembukaan/penutupan seminar/forum ilmiah,  (8) penerimaan tamu, dan (9) upacara bendera (hari besar nasional).     

Pemilikan daftar nama pejabat/pimpinan institusi, alamat kantor yang sering dihubungi secara kedinasan, nomor telepon/faksimil/pos-el (E-mail)/Website  pejabat/pimpinan, dan lain-lain yang berhubungan dengan kelancaran komunikasi/hubungan.

            Khusus untuk kunjungan ke luar daerah/kota, protokol harus mempersiapkan hal ihwal yang menunjang kelancaran acara antara lain: 

Mengetahui dengan pasti kepergian pimpinan, dengan siapa ia pergi, jumlah rombongan, dan siapa saja yang menyertainya.

Secepatnya mengadakan kontak dengan protokol instansi/institusi yang akan dikunjungi dan mengadakan konfirmasi mengenai acara.

Menghubungi staf yang akan mengikuti kunjungan pimpinan institusi.

Memberitahukan pakaian yang harus dikenakan dan perlengkapan yang harus dibawa.   

Mempersiapkan petugas pengawalan dari polisi (jika diperlukan: untuk pejabat tinggi/tertinggi negara).

Mengatur jam pemberangkatan dan mengikutinya.

4. Fungsi, Tugas, Persyaratan, dan Jenis Protokol

4.1 Fungsi Protokol

Fungsi utam a protokol dalam sebuah institusi PT adalah sebagai:

(1) pengatur tata cara dalam kegiatan acara atau upacara 

(2) pengatur tata krama dalam penempatan, penyebutan, memperlakukan seseorang sesuai 

     dengan kedudukan / jabatannya.

(3) pengatur tata letak tempat duduk.

4.2 Tugas Protokol

            Tugas utama protokol adalah mengatur jalannya upacara seremonial atau kegiatan/acara agar tata acara dapat berjalan dengan tertib, teratur, hikmad, dan lancar. Untuk itu, sedapat mungkin protokol harus dapat memprediksi kendala yang mungkin timbul dalam upacara/kegiatan dan selanjutnya mengantisipasi untuk meminimalisasikannya.

Tugas protokol dalam konteks upacara (di perguruan tinggi) secara rinci meliputi:

(1) mempersiapkan seluruh rangkaian acara.

(2) mengecek kesiapan/kehadiran personal upacara (pejabat & petugas pengisi acara).

(3) mengecek kelengkapan peralatan acara dengan check list.

(4) membuat/memperbanyak keperluan acara, menggambar lay out tempat acara.

(5) mengarsip/membuat dokumentasi.

(6) melakukan koordinasi dengan bagian keamanan, konsumsi, akomodasi, transportasi dan 

     bagian lainnya yang berkaitan.

4.3 Persyaratan Protokol 

            Persyaratan yang diperlukan sebagai petugas protokol di antaranya:

(1) Mempunyai mental yang kuat.

(2) Berkepribadian baik, sopan santun.

(3) Mempunyai pengetahuan luas dan banyak.

(4) Terampil, cekatan, penuh inisiatif, tanggap dan peka terhadap permasalahan.

(5) Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

(6) Ramah, tidak sombong, rendah hati, dan mau menghargai pendapat orang lain.

(7) Berpenampilan menarik, simpatik, pandai mematut diri, dan berbusana sesuai dengan situasi.

(8) Berbahasa yang baik dan sopan.

             Penampilan seorang protokol pada dasarnya cermin dari institusi yang diwakilinya. Dia merupakan “wajah” yang dilihat orang lain. Protokol selalu berhubungan dengan pihak ketiga. Di sinilah protokol harus mempunyai kepribadian terbaik karena merupakan ujung tombak atau serambi terdepan. Keberhasilan tugas protokol sangat ditentukan oleh perencanaan yang matang, koordinasi, komunikasi yang baik, dan pelaksanaan yang mantap. Utamanya, pada penyusunan acara mulai dari tahap awal persiapan, pelaksanaan, hingga akhir kegiatan.

Syarat-Syarat Master of Ceremony (MC)

Memiliki suara yang baik (vokal yang enak didengar, vocal cukup nyaring, artikulasi jelas, dan volume suara minimal sedang).

Mempunyai inisiatif dan kreatif.

Mampu berbahasa atau berbicara dengan bahasa --sesuai dengan acaranya-- dengan baik dan benar.

Berani dan memiliki rasa percaya diri yang tinggi (self confidence) tetapi tetap wajar (jadi bukan percaya diri yang berlebihan sehingga over acting).

Paham akan psikologi massa.

Berpenampilan (performance) menarik, simpatik, ramah-tamah, rapi, lincah, energik, dan simpatik. 

4.4 Jenis-Jenis Protokol 

            Secara garis besar protokol dapat dibagi menjadi tuga jenis:

Resmi (formal): pada upacara/acara yang bersifat resmi missal wisuda Sarjana/Magister/Doktor, sidang Senat Terbuka Universitas untuk pengukuhan Guru Besar (Profesor),  pembukaan seminar nasional/internasional, Ujian Terbuka Doktor (S3), pelantikan pejabat atau serah terima jabatan, peresmian gedung, laboratorium, pembukaan fakultas/program studi baru (launching), dan lain-lain. 

Kesenian: pada acara pentas seni budaya atau panggung gembira yang bersifat massal.

Resepsi kekeluargaan (familier) seperti resepsi pernikahan (walimatul ‘ursy; wedding), ulang tahun, syukuran meraih sarjana/naik pangkat/menduduki jabatan terhormat, dan lain-lain; atau sebaliknya upacara duka cita/kesusahan/kematian (Jawa: kesripahan).

5.3 Pelaksanaan Tugas Protokol (Pembawa Acara/MC)

5.3.1 Protokol Upacara Resmi (Formal)

Acara dibuka tanpa banyak komentar, langsung masuk acara.

Susunan acara dibaca, setelah yakin bahwa semua personal telah hadir (siap).

Setiap mata acara tidak perlu diberi komentar.

Usahakan berdiri jika akan berbicara.

Sambutan diurutkan dari yang kedudukannya terendah menuju yang tertinggi.

Ingat, Ketua Panitia bukan memberi sambutan, melainkan prakata/laporan rencana pelaksanaan secara singkat (dari nama kegiatan, tujuan kegiatan, jumlah dan siapa peserta, undangan, narasumber, waktu yang dijadwalkan, hingga target kegiatan).

Pakailah bahasa resmi yang baik dan benar (bahasa Indonesia, Inggris, Arab, atau daerah sesuai dengan kebutuhan).

5.3.2 Protokol Pentas Seni 

Banyak ide, inisiatif, kreatif, dan kaya improvisasi.

Usahakan mampu menguasai massa/publik.

Usahakan jangan sampai ada tenggang waktu (interval) yang lama antara atraksi yang satu ke atraksi lainnya.

Berikan intermezzo/juk-juk yang segar dalam tenggang waktu agar tercipta suasana gembira.

Berikan sugesti (mintalah tanggapan) kepada massa tentang penyajian setiap acara agar massa senang mengikuti acara demi acara hingga akhir (paripurna).

5.3.3 Protokol Resepsi Kekeluargaan (Familiar)

Bawakan acara dengan melihat situasi dan kondisi: acara penuh bahagia seperti resepsi pernikahan, syukuran Sarjana/Magister/Doktor, ulang tahun, dan lain-lain; atau sebaliknya duka cita/berkabung.   

Pandai-pandailah memperhatikan kondisi massa. Ingatlah waktu, jangan biasa memberi komentar yang melantur/yang tidak perlu.

Untuk acara pernikahan (walimatul ‘ursy; wedding) yang menggunakan upacara adat/tradisi, usahakan memakai/menguasai bahasa resmi daerah yang baik dan benar. Di Jawa misalnya, jika perlu pakailah bahasa Jawa Kawi/Kuna dan pandai ‘mencandra’ serta kaya ungkapan Jawa. 

Untuk acara duka cita, bawakan acara dengan nada rendah, syahdu, dan penuh perasaan.

Pandai-pandailah berkomunikasi dengan massa (publik) dan penuh keakraban (familiar).

5.3.4 Hal-Hal yang Perlu Diingatkan kepada Hadirin pada Upacara Resmi

Pada waktu lagu “Indonesia Raya” dinyanyikan, hadirin dimohon berdiri dan mengikutinya dengan khidmat. Setelah alunan lagu kebangsaan tersebut selesai, hadirin dipersilakan (bukan dimohon!) duduk kembali.

Ketika Sang Saka Merah Putih dinaikkan atau diturunkan kita harus menghormatinya dengan berdiri tegak, mengikutinya dengan khidmat, dan tidak berbicara.

Begitu pun pada saat pejabat/pimpinan atau siapa pun memberi sambutan, kita harus diam mendengarkannya, tidak berbicara terlebih bersenda gurau.

5.3.5 Hal-hal yang Perlu Disiapkan dalam Upacara

Perlengkapan upacara seperti: taplak meja, vas bunga, palu sidang, papan nama (untuk para pejabat, pimpinan, tamu VIP/VVIP, pulpen, dan lain-lain.

 Setting arena upacara dan susunan meja-kursi disesuaikan dengan jenis upacara. 

Jika pembawa acara terdiri atas dua orang putra-putri diseyogyakan bergantian secara berselang-seling saling mengisi.

Pada acara pentas seni dan kekeluargaan (tidak resmi) usahakan banyak variasi dalam berbicara, lengkapi dengan juk-juk yang cerdas (dengan selera humor tinggi, bukan kelas rendah misalnya yang mengarah pada pornografi atau kelas Srimulat/Opera Van Java).

Usahakan menemui atau memperlihatkan muka kepada pimpinan. Hal ini bukan suatu cara untuk mengambil muka melainkan sebagai etika. Jika seorang senior/pimpinan belum pergi, jangan pulang dulu kecuali ada alasan yang sangat kuat dan tepat.   

6. Penutup 

            Kelancaran, ketertiban, dan keberhasilan sebuah upacara atau kegiatan seremonial hanya akan terwujud jika protokol mampu menyusun acara dengan baik dan benar (tepat) dengan tidak meninggalkan konsultasi kepada pimpinan/panitia yang mempunyai hajat, dan dapat membawakannya dengan baik. Tentu saja semua itu harus didukung oleh kesadaran dan disiplin yang tinggi dari para petugas upacara dan hadirin yang terlibat di dalamnya. Tanpa semua itu, agaknya sulit sebuah upacara dapat berjalan dengan tertib, lancar, khidmat, dan mulus.

            Untuk dapat mewujudkan semua itu dibutuhkan kerja sama tim (team work) protokoler yang solid dan sinergitas dengan pimpinan institusi atau petugas dari berbagai profesi seperti pengisi acara, pembicara/narasumber, pembicara kunci (keynote speaker), dan para petugas/pelaku upacara lainnya. 

            Akhirnya, semuanya terpulang kepada kepiawaian protokol dalam mengatur dan membawakan sebuah kegiatan seremonial. Kreativitas, kesigapan, kelincahan, dan improvisasi yang tinggi tentu akan mendukung keberhasilan tugas  dan fungsi protocol dalam sebuah upacara seremonial.  

Dafatr Pustaka

Al-Ma’ruf, Ali Imron. 2014. “Retorika dan Protokoler Sebuah Pengantar”. Makalah 

            dalam Latihan  Kepemimpinan Mahasiswa Senat mahasiswa Fakultas Ekonomi 

            Universitas Muhammadiyah Surakarta, tanggal 17 Juli 2014 di Auditorium 

Mohammad Djazman Al-Kindi UMS.  

Pembangunan, Ria. 1999. Aturan Sopan Santun dalam Pergaulan. Jakarta: Mutiara 

            Sumber Widya.

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 2010. Kamus Besar Bahasa Indonesia. KBBI 

            Offline. Diakses tanggal 27 Februari 2016. 

Simanjuntak. 2007. Himpunan Peraturan tentang Tata Cara Upacara Kenegaraan. 

            Bandung: Tarsito.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. 

Peraturan Menristek Dikti No. 65 Tahun 2017 tentang Pedoman Keprotokolan di 

            Lingkungan Kemristek Dikti.

ooOoo